Tietosuojaseloste

Rakennusliike Visiotek Oy / Keittiövisio tietosuojaseloste

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

Rekisterinpitäjä: Rakennusliike Visiotek Oy / Keittiövisio

Rekisterin nimi ja tietosisältö: Rakennusliike Visiotek Oy:n Asiakasrekisteri
Tilkantori 8, 00300 Helsinki, Y-tunnus 3233562-2

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Keittiövisio asiakaspalvelu info@keittiovisio.fi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste, mihin tarkoitukseen käsittelemme henkilötietoja?

1. Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen; esim. nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

Asiakkaalla tarkoitetaan rekisteröidyistä niitä kuluttajia ja niiden yritysten ja muiden yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa Rekisterinpitäjällä on asiakassuhde.

Potentiaalisilla asiakkailla tarkoitetaan rekisteröidyistä sellaisia kuluttajia ja yritysten yhteyshenkilöitä, joiden kanssa Rekisterinpitäjä pyrkii luomaan asiakassuhteen.

Sidosryhmillä tarkoitetaan sellaisia kuluttajia ja yritysten yhteyshenkilöitä, joiden kanssa Rekisterinpitäjällä on yhteistyösuhde (esimerkiksi palveluja Rekisterinpitäjälle tuottavien yritysten edustajat) taikka muu yhteys (esimerkiksi median edustajat tiedottamistoiminnan osapuolina, yhteiskunnalliset päättäjät yhteiskuntasuhdetoimintaan liittyen ja eläkkeelle jääneet entiset työntekijät).

2. Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin (yhteen tai useampaan samanaikaisesti):

a) Asiakas- ja sidosryhmä tai siihen rinnastettava muu suhde

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen ja asiakassuhteen hoito, ylläpito, analysointi ja kehittäminen.

Myöhemmin tässä kohdassa a) mainituista henkilöistä käytetään nimitystä Asiakas.

b) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.

3. Tietojen käyttötarkoitus
Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

asiakassuhteen hoitaminen
palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
mainonnan kohdentaminen
palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen sekä
muut vastaavat käyttötarkoitukset.

4. Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä
Mikäli rekisterinpitäjä ei saa kohdissa 2. a) ja b) ja tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa.

Asiakasrekisterin tietosisältö, mitä tietoja keräämme?

Rekisterinpitäjän keräämät henkilötiedot voivat sisältää muun muassa seuraavan tyyppisiä tietoja tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, rooli, yritys
IP-osoite
laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjous ja sen hyväksymisen
lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
mielenkiinnon kohteet ja muut Asiakkaan itse antamat tiedot
palvelujen muut tapahtumatiedot
reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot

Mistä säännönmukaisista tietolähteistä tietoja kerätään?

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan suostumuksella häneltä itseltään verkkosivustovierailun yhteydessä tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

Rekisterinpitäjä saa henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös viranomaisilta, organisaatioilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat luotto- ja henkilötietojen hankinta- ja päivityspalveluja. Lisäksi Rekisterinpitäjä saa henkilötietoja yhteistyökumppaneiltaan, kuten erilaisilta rahoitus- ja huoltopalvelutoimijoilta sekä muilta rakennus- ja sisustusalan toimijoilta.

Rekisterinpitäjä saa henkilötietoja yritysten edustajista myös näiden kollegoilta eli yrityksen pääyhteyshenkilö voi kertoa Rekisterinpitäjälle henkilötietoja myös muista Rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden käyttöön liittyvistä henkilöistä.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se asiakassopimus, jonka hoitamiseksi tarvitsemme tietoja, on voimassa. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

Teemmekö profilointia ja automaattista päätöksentekoa?

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen luovutus, mihin tietojasi voidaan antaa?

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietojasi Rakennusliike Visiotek Oy:n ulkopuolelle, ellei seuraavassa toisin mainita.

Tietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksiantaman kolmannen osapuolen kohdennettuun markkinointikampanjaan. Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä. Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Minkä maan lainsäädäntöä tietojesi käsittelyyn sovelletaan?

Me olemme suomalainen ja Suomessa operoiva yritys. Tähän henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.

Miten suojaamme rekisterissä henkilötietonne?

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Asiakkaan oikeudet, miten voin käyttää henkilötietoihini liittyviä oikeuksiani?

1. Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

2. Virheellisen tiedon oikaiseminen
Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

3. Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen
Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.

4. Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

5. Menettely oikeuksien käyttämisessä
Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.

6. Erimielisyydet
Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata Asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.